"Düşeyara" Formülü Aracılığıyla İki Farklı Excel Dosyasından Veri Çekmek

Merhabalar.

İnternet'te bu konu hakkında bölük pörçük birçok bilgi mevcut. Ben kendi adıma derli toplu bir içerik yaratmak istedim. Bu yazıyı bu sebeple kaleme alıyorum. Belki merak ettiğiniz ya da işinizin düştüğü bir anda faydalı olabilir.

Bu formülü çok yönlü olarak kullanabilirsiniz. Ben bir arama formu olarak tasarlayacağım. Çok basit şekilde bir sözcük aratacağız ve karşılığında düşeyara formülü aracılığıyla aradığımız birden fazla veri otomatik olarak ekranımıza düşecek.

• Öncelikle işlemimizde iki farklı excel dosyası kullanacağız. Bunu unutmayalım!

Bunun bize ne gibi bir faydası olacak?

Çok fazla verinin bulunduğu bir excel dosyası içerisinde arama yapmak ve aranan satıra ilişkin birden fazla bilgiyi listelemek istiyoruz. Bu bizim işimizi kolaylaştırırken, satırlar arasında kaybolmamızın ve hatalı veri almamızın da önüne geçecek.

Başlayalım...

İlk olarak oluşturduğum arama formunu görelim;

Resim1.Excel tablosu üzerinde arama formu görünümü

Peki bu tablo neyi arıyor? Neyi listeleyecek?

Bu tabloda arayacağım şey, Excel'e ait formüllerin Türkçe karşılıklarını ve hangi alana ait bir formül olduğunun bilgisini görüntüleyebilmek. Bu, konuyu anlatmak için basit olarak tasarladığım bir içerik listeleme aracı. Çok karmaşık veriler içerisinden de devasa sonuçlar çıkaran bir form oluşturabilirsiniz. 

Bunu yapma amacımız da, Excel'i ingilizce kullananların bir formülün Türkçe karşılığının ne olduğunu bulabilmesini sağlamak. Aynı şekilde bu tablo tersine çevrilip Türkçesi aratılıp, ingilizce karşılığı da bulunabilir.

Formülü yazmaya başlayalım

Adımlara geçmeden önce DÜŞEYARA formülünün oluşum mantığını açıklamak istiyorum. Birazdan oluşturacağımız örnek formülü buraya yazıp üzerinden açıklama yapacağım.

Resim.2 Düşeyara formülü ve açıklaması (resmi tıklayarak daha büyük görebilirsiniz)

İzlenecek olan adımlar;

1- Oluşturduğunuz form dosyasını açın

2- Veri aratacağınız ve veri çekeceğiniz ikinci dosyayı açın

Adım adım formül oluşumu:

Resim.3 "=" İşareti koyarak DÜŞEYARA formülünü yazmaya başlıyoruz

Resim.4 formülün ilk bölümü için formumuzdaki arama yapacağımız kutuyu tıklıyoruz. Satır ve sütun numarası ekrana otomatik olarak geldikten sonra ";" ile ilk kısmı kapattık.

Resim.5 formülün ikinci kısmını (yani arayıp veri çekeceğimiz) oluşturmak için diğer dosyaya geçiyoruz. Kesik çizgilerle görünen yerler, diğer tabloda seçtiğim alanlardır. Formülümüz bu seçtiğimiz alan içerisinde arama yapıp veri getirecek. (isterseniz tablonun tamamını seçiniz. Ben sadece örnek olsun diye küçük bir bölümünü seçtim)

Resim.6 diğer dosya içindeki tabloda seçtiğimiz alan gördüğünüz gibi buraya (formülün içine) otomatik olarak eklendi. ardından yine ";" koyduk, formüle uygun olarak veri getirmesini istediğimiz sütun indis numarası olan "2" rakamını yazdık ";" koyduk, eğer bulamazsan "yok" yaz anlamına gelen "0" rakamını ekleyip parantezi kapattık.

ÖNEMLİ NOT: Formül, arayacağınız şeyi daima seçtiğiniz tablonun ilk satırında arar. Bunu unutmayın. Sonra bu formül çalışmıyor demeyin.

Resim.7 Aynı formülü bir alt satıra da ekledik. Fakat sondaki sütun indis numarasını 3 yaptık. Bunun sebebi, eğer aradığımız veriyi bulursa, arama yaptığımız tablo içerisindeki 3. satırda o veriye karşılık gelen içeriği getirip buraya yazmasını sağlamak.

Resim.8 Formülü tamamladıktan sonra arama kutucuğumuza seçtiğimiz tablonun birinci satırında bulunduğunu varsaydığımız bir kelimeyi yazıyoruz. Eğer eşleşme varsa gördüğünüz gibi formül otomatik olarak diğer kutucukları doldurarak bize aradığımız verileri listelemiş oluyor.

Gördüğünüz gibi gayet basit bir yöntem. Bunu istediğiniz her şey için uygulayabilirsiniz. Tablonuzdaki boşlukları başka tablolardaki ortak verileri çekerek doldurmak istediğinizde de çok işinize yarayacaktır. Belki bu da bir sonraki yazının konusu olabilir.

Excel ile yeni tanışmış biri olarak öğrendiğim basit ya da karmaşık şeyleri zaman zaman burada paylaşmaya çalışacağım. Umarım birilerinin işine yarar.

Eğer anlaşılmayan bir nokta olursa, yorum aracılığıyla ulaşabilirsiniz. Seve seve yardımcı olurum.

İyi çalışmalar.

Okuduğunuz için teşekkür ederim.

Esen kalın.